Office Assistenz (m/w/d)

DU ORGANISIERST, PRIORISIERST UND SCHAUST, DASS HINTER DEN KULISSEN ALLES RUND LÄUFT.

Du liebst Struktur, klare Abläufe und Zuverlässigkeit. Du hältst unser HQ im Tagesgeschäft sauber auf Kurs, von Office Organisation über Termine bis zu Dokumenten und Zahlen. Du bist zentrale Anlaufstelle für Team, CEO und Franchise Partner, denkst mit, hältst konsequent nach und bringst Themen zuverlässig ins Ziel.

Wir sind POMMES FREUNDE. Wir lieben Urban Fast Good, Gastfreundschaft, klare Prozesse und Teams, die jeden Tag besser werden wollen. Damit unser HQ genauso stark funktioniert wie unsere Stores, suchen wir Dich als Organisationstalent mit Überblick, Tempo und Verantwortungsgefühl.

Was dich bei uns als Office Assistenz (m/w/d) erwartet:

• Im HQ bist Du die zentrale Anlaufstelle und sorgst dafür, dass Telefon und Post sauber organisiert sind, Besuchende professionell betreut werden, Bestellungen rechtzeitig rausgehen und die Abläufe im Office reibungslos funktionieren. 
• Als Office Assistenz (m/w/d) koordinierst Du Termine, Meetings und Events, bereitest alles strukturiert vor und nach und steuerst auch unsere Franchise Convention von der Planung bis zur Umsetzung.
• Damit nichts verloren geht, bringst Du Struktur in Unterlagen und Ablagen, baust Standards auf, dokumentierst Office Prozesse und hältst SharePoint sowie Intranet Bereiche aktuell.
• Im Finance Alltag unterstützt Du mit Überblick und Sorgfalt, von Rechnungserstellung, Zahlungsverkehr und Kontenabgleich bis zu SEPA Uploads, Kreditkarten, Reisekosten und Spesen.
• Bei der vorbereitenden Buchhaltung prüfst Du Eingangsrechnungen, pflegst sie in Amadeus LINA, hältst OPOS Listen aktuell und stimmst Debitoren und Kreditoren ab.
• Auch im Franchise Bereich bist Du nah dran, legst neue Partner an, hältst Unterlagen nach, koordinierst Erstbestellungen bei Neueröffnungen und erstellst Ausgangsrechnungen in DATEV.
• Und weil Du gerne smart arbeitest, nutzt du digitale Tools und KI, um Routinen zu vereinfachen, Informationen schneller zu strukturieren und wiederkehrende Aufgaben effizienter zu erledigen.
  

Damit passt du perfekt zu uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel Büromanagement, Industriekauf oder vergleichbar
• Mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder in einer koordinierenden Rolle
• Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten, Du arbeitest strukturiert und verbindlich
• Sicheres Auftreten und starke Kommunikation, intern wie extern, freundlich, klar und serviceorientiert
• Prozessdenken und Dokumentationsstärke, sowie Hands-on-Mentalität, Du packst an, denkst mit und bringst Dinge zuverlässig zu Ende
• Sicherer Umgang mit MS Office, sowie Erfahrung mit DATEV 
• Offenheit für digitale Tools und KI, Du nutzt sie bereits oder hast Lust, Dir damit den Arbeitsalltag smarter zu machen
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau, C2 Niveau oder vergleichbar

Was wir Dir bei POMMES FREUNDE bieten:

• Entwicklungsmöglichkeiten: Optimale persönliche Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Gruppe 
• Leistungsgerechte Vergütung: leistungsorientiertes, individuelles Vergütungspaket
• Gute Einarbeitung: Vorbereitung auf den täglichen Ablauf als Office Assistenz (m/w/d)
• Wellbeing: Zugang zu Wellpass für Fitness- und Gesundheitsangebote
• Zukunftsperspektive: Stark expandierendes Konzept innerhalb der Gruppe
• Eigenverantwortung: Schnelle Übernahme von Verantwortung
• Teamarbeit: Eingespieltes Team, das zusammenhält
• Organisation: Flache Hierarchien und Mitgestaltungsmöglichkeiten